Umsetzungshilfe 36: Begrüßungsgespräch (Rückkehrgespräch)

Gespräche wegen Krankheit:
Teil 1: Begrüßungsgespräch (Rückkehrgespräch)

Ein Mitarbeiter fehlte Dienstag und Mittwoch krankheitsbedingt. Am Donnerstag nimmt er die Arbeit wieder auf. Wie fühlt sich der Mitarbeiter, wenn ihn keiner auf sein Fehlen anspricht? Wurde das Fehlen überhaupt bemerkt und spielte es eine Rolle?
Zeigen Sie, dass es Ihnen auffällt, wenn einer Ihrer Mitarbeiter fehlt. Führen Sie nach seiner Rückkehr ein Begrüßungsgespräch. Das Begrüßungsgespräch hat nichts mit Arbeitsunfähigkeit, sondern mit der Rückkehr an den Arbeitsplatz zu tun. Sie begrüßen Ihre Mitarbeiter auch nach dem Urlaub.

1. Ziel des Begrüßungsgesprächs

Wertschätzung!
Sie haben gemerkt, dass ein Mitarbeiter gefehlt hat, und freuen sich, dass er wieder da ist. Sie kümmern sich um mögliche gesundheitliche Einschränkungen und informieren den Mitarbeiter über Neuigkeiten am Arbeitsplatz. Werden Sie Ihrer Fürsorgepflicht gerecht: Überzeugen Sie sich, dass der Mitarbeiter tatsächlich wieder arbeitsfähig ist. Prüfen Sie eventuell, ob er noch Medikamente nimmt, mit denen er z. B. keine Maschinen und Anlagen bedienen darf.
Kernaussagen:

„Schön, dass Du wieder da bist.“

„Du hast uns gefehlt.“

Falsch:

„Huch, bist Du schon wieder da?“

„Haben wir gar nicht gemerkt, dass Du weg warst.“

2. Wer und Wann?

Das Begrüßungsgespräch führt der direkte Vorgesetzte am ersten Arbeitstag nach Rückkehr. In der Regel können diese Gespräche direkt am Arbeitsplatz durchgeführt werden. Sie dauern selten länger als wenige Minuten. Der Vorgesetzte interessiert sich – wie sonst auch – für seine Mitarbeiter.

3. Nicht formalisieren und dokumentieren

Was kommt raus, wenn Vorgesetzte mit Mitarbeitern nur aufgrund von Betriebsvereinbarungen sprechen müssen? Erzwungene Gespräche werden von beiden Seiten nicht ernst genommen. Besser: Leben Sie einen wertschätzenden Umgang vor. Erklären Sie den Sinn von Begrüßungsgesprächen und lassen Sie dem Durchführenden Freiheitsgrade bei seiner Durchführung.
Und vor allem: Ersparen Sie sich die Dokumentation von Begrüßungsgesprächen. Jede Art von Dokumentation hält der Mitarbeiter für einen Einstieg in einen Eskalationsprozess. Er wird wertschätzende Absichten bezweifeln, wenn Sie einen Pflichtvordruck auf den Tisch legen. Maßstab ist dabei das Empfinden des Mitarbeiters, nicht des Vorgesetzten.

4. Dürfen Sie nach der Diagnose fragen? Und was machen Sie mit der Antwort?

Sie dürfen nach der Diagnose fragen, aber der Mitarbeiter muss Ihnen die Diagnose nicht nennen. Wir empfehlen Ihnen, nicht nach der Diagnose zu fragen. Warum? Wenn der Mitarbeiter darüber berichten will, berichtet er ohne Aufforderung darüber. Die Frage nach der Diagnose kann beim Mitarbeiter aber sofort als Misstrauen an seiner Arbeitsunfähigkeit aufgefasst werden.
Sollten Sie über die Diagnose informiert werden, ist Vertraulichkeit oberstes Gebot. Dokumentieren Sie die Diagnose niemals. Selbst wenn der Mitarbeiter freiwillig über die Diagnose berichtet, folgt daraus keine Einwilligung zur Erfassung dieser Daten.

Exkurs Datenschutz:

Im Allgemeinen ist die Verarbeitung von Gesundheitsdaten unzulässig, da sie nicht gemäß § 28 Abs. 1 BDSG erforderlich ist. Darüber hinaus sind Gesundheitsdaten nach § 3 Abs. 9 BDSG sogenannte sensitive Daten, d.h. die Betroffenen sind besonders schutzbedürftig. Nach § 28 Abs. 6 BDSG und § 4a Abs. 3 BDSG muss vor der Speicherung explizit die Einwilligung der Betroffenen vorliegen. Das bloße Nennen der Daten kann nicht als Einwilligung gemäß § 4a Abs. 3 BDSG verstanden werden.

5. Bezweifeln Sie niemals die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Suggerieren Sie dem Mitarbeiter niemals, dass Sie seine Arbeitsunfähigkeit anzweifeln. Mit dieser Diskussion würden Sie im schlimmsten Fall das letzte Fünkchen Vertrauen zerstören. Wenn Sie meinen, dass die Fehlzeiten durch den Mitarbeiter beeinflussbar sind, führen Sie separat Fehlzeiten– oder gar BEM-Gespräche durch.
Wie das genau geht, zeigen wir in der Umsetzungshilfe 38: Das Fehlzeitengespräch (www.umsetzungshilfe.de/38).

Es gibt nichts Gutes, außer man tut es! (Erich Kästner)
Enrico Briegert & Thomas Hochgeschurtz

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