UH63: Monatsbericht und Scorecard

UMSETZUNGSHILFE Nr. 63
Monatsbericht und Scorecard

 

Januar 2015, Diese UH als PDF downloaden

Wie erreichen Sie bessere Ergebnisse? Sie bekommen, was Sie messen. Also müssen wir das, was wir erreichen wollen in messbare Ziele, in geeignete Kennzahlen übersetzen.

  • Sie möchten Arbeitssicherheit verbessern? Sie möchten vermeiden, dass sich Ihre Mitarbeiter verletzen? Dann eignen sich zum Beispiel die folgenden Kennzahlen: Ausfalltage durch Unfälle, meldepflichtige Arbeitsunfälle und Verbandsbucheintragungen.
  • Sie wollen Ihre Kunden glücklich machen? Dann messen Sie Liefertreue und die Anzahl der Kunden-Reklamationen (okay, die machen nicht glücklich, aber sehr unglücklich).
  • Sie wollen Profitabilität sichern? Dann messen Sie zum Beispiel Gewinn, Umsatz, Kosten und Bestände. Oder Sie messen Produktivität. Typische Kennzahlen für Produktivität sind: Sollzeitabweichungen (IST-Zeiten / PLAN-Zeiten), Stück / Mitarbeiterstunde oder eine OEE (=overall equipment efficiency), die für die Nutzung der Kapazität steht (IST-Menge / Maximal in dieser Zeit technisch herstellbare Menge).
  • Sie wollen eine motivierte Belegschaft? Dann messen Sie die Höhe der krankheitsbedingten Fehlzeiten oder die Mitarbeiterfluktuation.

Übertragen Sie die Verantwortung für das Erreichen der Ziele an Ihre Führungskräfte. Hierfür entwickeln Sie für jede Führungskraft eine Scorecard, anhand derer Sie die Entwicklung seines Bereichs ablesen können. Diese „Scorecard“ wird durch die jeweilige Führungskraft selbst geführt. Vereinbaren Sie mit den Führungskräften, dass sie mindestens monatlich den aktuellen Stand mit den vereinbarten Zielen und dem Ergebnis des Vorjahres vergleichen. Die Scorecard sollte deshalb die folgenden Werte enthalten:

  • Jeweiliges Monatsergebnis
  • Prognose für den Jahresendwert
  • Ziel für das laufende Jahr
  • Ergebnis des Vorjahres

  Ein Beispiel für eine geeignete Scorecard für eine Führungskraft in der Fertigung:

Score Card Fertigungsmeister Einheit Jan Dez Akt. Jahr Ziel Vorjahr
1. Sicherheit
Unfälle meldepflichtig Anzahl
Ausfalltage durch Unfälle Anzahl
Verbandsbucheintragungen Anzahl
2. Qualität
Liefertreue (Aufträge) %
Einhaltung zugesagter Kundentermine %
Reklamationen Fertigprodukt Anzahl
Reklamationen Fertigprodukt Euro
Interne Sperrungen Anzahl
3. Produktion
Hergestellte Menge je Präsenz Stück/MA
Hergestellter Wert Euro je Präsenz €/MA
Sollzeit-Abweichung %
Ausschuss
4. Mitarbeiter
Fehlzeiten in Lohnfortzahlung %
Vollzeit-Präsenzen Anzahl
Leiharbeitnehmer in Vollzeitpräsenzen Anzahl
5. Bestände
Rohstoffe
Teilprodukte
Fertigwaren
Gesamtbestand
Gesamtdurchlaufzeit Tage
6. Kosten
Gesamtkosten
Materialkosten
Personalkosten
Instandhaltung
Energie
Abschreibung
Fremdleistungen

Lassen Sie sich den aktuellen Stand von der verantwortlichen Führungskraft anhand eines Monatsberichts zusammenfassen. Im Monatsbericht erklärt die Führungskraft die Zielerreichung des geführten Teams und die Abweichungen. Bei Abweichungen definiert die verantwortliche Führungskraft die erforderlichen Maßnahmen. Wir haben gute Erfahrungen damit gesammelt, den Umfang des Monatsberichts auf eine A4-Seite (mit lesbarer Schriftgröße-)) zu begrenzen.

Ein Beispiel für einen Monatsbericht:

Monatsbericht
Soll/Ist Vergleich

Metallbearbeitung

No. 2014

_____________

 

02.12.2014

Brüggel

Management Zusammenfassung: (Hier fasst der Verantwortliche den Monat in ein bis zwei Sätzen zusammen).
1. Sicherheit

Es gab eine Verletzung mit einem Cutter-Messer, als der Mitarbeiter zum Körper hin geschnitten hat. Der Mitarbeiter wurde mit einer Gesprächsnotiz unterwiesen.
Der TÜV-Prüfer hat sich zur Emissionsmessung für die KW 19 angemeldet.
2. Qualität
Liefertreue und Erfüllung der Kundentermine liegen nun schon vier Monate in Folge über dem Ziel von 95%.
Die Qualität der weichen Rohbolzen, konnte durch die Inbetriebnahme der neuen Nörzig Drehmaschine verbessert werden. Die Oberflächengüte ist jetzt deutlich besser.
Zwei Sperrungen bei den gehärteten Rohlingen. Zwei weitere Reparaturen an den Führungen des Rohling-Automaten sind geplant, um auch dort eine gleichmäßigere Qualität zu erreichen.
3. Produktion
Der IST-Zeit/Soll-Zeit Vergleich ist diesen Monat über 1. Dies lag an der Nacharbeit der gehärteten Rohlinge.
In unserer Fertigung ist ein Rückgang der Stückzahlen und der Auslastung zu erkennen. Verschiedene Mitarbeiter werden ab kommenden Monat an andere Bereiche ausgeliehen.
4. Mitarbeiter
Der Krankenstand ist auf den niedrigsten Wert seit zwei Jahren gefallen. Seit den Trainings mit Briegert + Hochgeschurtz und der folgenden Durchführung der Kurzschulungen mit den Mitarbeitern sind die Führungskräfte vorbildlicher geworden, erzeugen Einsicht und handeln konsequent.
5. Bestände
Durch eine Bevorratung für unseren größten Kunden haben sich die Fertigwarenbestände um eine Mio. EUR erhöht. Die Ware fließt im Laufe des 1. Quartals wieder ab.
6. Kosten

Die Personalkosten sind im laufenden Jahr 3% über Plan und -2% zu Vorjahr. Die Produktivitätsverbesserungen haben erst im 2. Halbjahr gewirkt. Die letzten drei Monate lagen wir auf Plan und 5% unter Vorjahr.

Wissen Ihre Mitarbeiter, wo Sie stehen? Kennen sie die Anzahl der Reklamationen, die Anzahl der Unfälle und die Höhe krankheitsbedingter Fehlzeiten?

Auszug aus dem Management-Roman: Einfach:
„Was ist das Wichtigste in diesem Unternehmen?“, fragt der Werkleiter Tim Simon auf der Betriebsversammlung.
„Gewinn“, antwortete jemand aus den hinteren Reihen.
„Falsch!“, rief Tim. „Die Gesundheit der Menschen, die hier arbeiten. Also habe ich mir die Unfallzahlen im Vergleich zu den anderen drei Werken unserer Holding angeschaut. Was denken Sie, sind wir hier im Werk gut oder schlecht bei der Unfallrate?“
„Das muss der Sicherheitsingenieur wissen“, kam es aus der Menge.
Ein kleiner rundlicher Herr fühlte sich genötigt aufzustehen und etwas zu sagen: „Ich glaube wir sind ganz gut.“
Freundlich fragte Tim weiter: „Woran machen Sie das fest?“
„Nun, wir haben überall Sicherheitsbeauftrage und halten die gesetzlichen Regeln ein.“
„Zum gut sein reicht es also, die gesetzlichen Regeln einzuhalten?“, fragte Tim.
Der rundliche Herr blickte sich gequält um. „Was denken Sie, auf welchem Platz wir mit unserer Unfallrate stehen?“ Betretenes Schweigen machte sich breit.
„Wir sind Letzter! Sicherheit ist nur eine Kennzahl, wenn auch eine sehr wichtige, also schauen wir weiter. Wer bezahlt das hier alles?“
„Der Kunde“, riefen einige Mitarbeiter aus den vorderen Reihen.
„Danke! Und was ist die wichtigste Kundenkennzahl?“
„Reklamationen?“
„Wieder richtig“, bestätigte Tim. „Und wo stehen wir mit unserer Reklamationsquote im Vergleich zu den anderen Standorten?“ Ehe sich großes Schweigen breitmachen konnte, fuhr Tim fort: „Wir sind Letzter.“
„Da können wir nichts dafür, wir haben die schwierigeren Produkte“, klagte ein Mann in einem weißen Laborkittel.
„Hier geht es nicht um Schuld, sondern nur um Zahlen, Daten und Fakten“, ließ Tim den Einwand abprallen. „Wie ist unsere Liefertreue zum Kunden?“, forschte Tim, ob überhaupt eine Kennzahl in der Belegschaft bekannt war.
„Da sind wir gut“, kam es von einem grauhaarigen Mann.
„Woher wissen Sie das?“
„Ich bin Produktionsplaner und ich liege dieses Jahr bei der Liefertreue über 90%.“
„Und wo liegen wir im Vergleich zu den anderen?“
„Das kann ich Ihnen nicht sagen.“
„Ich kann es Ihnen sagen: Letzter!“

Machen Sie es besser indem Sie Ihren Führungskräften die Verantwortung für die wesentlichen Kennzahlen in jedem Bereich übertragen. Dadurch, dass Sie monatlich einen Soll-Ist-Vergleich erstellen müssen, erreichen Sie Klarheit über den aktuellen Stand. Wir empfehlen, dass jede Führungskraft den aktuellen Stand der Scorecard anhand des Monatsberichtes auch mit seinen Mitarbeitern bespricht. Sie erinnern Sich? Wie erreichen Sie Ergebnisse? Sie und Ihre Mitarbeiter müssen erst einmal wissen, wo sie stehen.
Nehmen Sie den Rahmen aus dieser Umsetzungshilfe und definieren Sie gemeinsam mit Ihren Führungskräften, woran Sie, deren Erfolg messen.

Viel Erfolg bei der Umsetzung.
Enrico Briegert + Thomas Hochgeschurtz

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Ressourcen:
Hochgeschurtz, Th. (2012): Einfach. Ikotes Verlag Bühl. (erhältlich: www.shop.briegert-hochgeschurtz.com)

Möchten Sie Führung verbessern?

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