UH10: Acht Umsetzungshilfen für erfolgreiche Feedbackgespräche

UMSETZUNGSHILFE Nr. 10

Acht Umsetzungshilfen für erfolgreiche Feedbackgespräche

Mai 2010, UH als PDF downloaden

Feedback ist ein Geschenk. Regelmäßige Geschenke erhalten die Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter. Hingegen ist fehlende Bereitschaft – ehrliches Feedback zu geben – schlichtweg Diebstahl. Denn dadurch würden Sie den Mitarbeitern die Basis zur persönlichen Weiterentwicklung nehmen. Feedback bedeutet Rückmeldung. Im Feedbackgespräch bekommt der Mitarbeiter von Ihnen Rückmeldung zu Verhalten und Arbeitsleitung. Erfolgreiches Feedback versetzt den Mitarbeiter in die Lage, sein Verhalten zu verändern. Dazu ist es wichtig, dass es Ihnen gelingt, Widerstände beim Mitarbeiter zu vermeiden.

Im besten Fall erzeugt Ihr Feedback Betroffenheit. Wenn Sie die folgenden Bausteine berücksichtigen, führen Sie Ihre Feedbackgespräche zukünftig noch erfolgreicher:

1. Bereiten Sie sich vor

Nutzen Sie verschiedene Informationsquellen mit unterschiedlichen Blickwinkeln, um ein ausgewogenes Bild über das Verhalten und die Ergebnisse Ihrer Mitarbeiter zu erhalten.

Wenn es in Ihrer Firma möglich ist, sollten mehrere Vorgesetzte ihre Mitarbeiterbilder im Rahmen einer moderierten Potenzialanalyse austauschen.

Bevor Sie in ein Feedbackgespräch einsteigen, überlegen Sie sich, welche Kernbotschaften Sie Ihrem Mitarbeiter vermitteln möchten.

  • Welche Beispiele taugen zur Unterstützung Ihrer Aussage?
  • Haben Sie mit dem Mitarbeiter schon einmal ein Feedbackgespräch geführt?
  • Was waren die Kernbotschaften im letzten Gespräch? Was hat sich seitdem verändert? Haben Sie auch dafür Beispiele?

2. Schaffen Sie die richtige Gesprächsatmosphäre

Erfolgreiche Feedbackgespräche finden in störungsfreier Umgebung statt. Konzentrieren Sie sich zu 100 % auf das laufende Gespräch. Gönnen Sie Ihrem Smartphone eine Pause und wertschätzen Sie die Person, die mit Ihnen persönlich spricht und nicht diejenige, die Ihre Telefonnummer gewählt hat.

3. Formulieren Sie Ihr Feedback klar und deutlich

Das Aussprechen von Kritik fällt uns schwer. Deshalb wird Kritik oft zu weich ausgesprochen oder so zwischen Lob versteckt, dass die Kernbotschaft verdeckt ist. Bedenken Sie: Je klarer Sie Ihre Kritik äußern, desto leichter fällt es Ihren Mitarbeitern, das Feedback zu verstehen und ihr Verhalten zu überprüfen. Dann erfüllt das Feedbackgespräch seinen Zweck.

Das Verpacken von Kritik zwischen zwei positiven Punkten hat sich nicht bewährt. Bei der Sandwich-Methode besteht die Gefahr, dass die Verbesserungspunkte im Lob untergehen oder das Lob nicht wirkt, da der Mitarbeiter in Anschluss an Lob stets Kritik erwartet.

4. Beschreiben Sie, aber bewerten Sie nicht

Feedback wird akzeptiert, wenn es beschreibend und nicht wertend formuliert ist. Vermeiden Sie bewertende Aussagen. Nutzen Sie für den Aufbau des Feedbacks die SVA-Struktur:
Situation: Beschreiben Sie die betreffende Situation.
Verhalten: Geben Sie das erlebte Verhalten des Mitarbeiters wieder.
Auswirkung: Beschreiben Sie, wie dieses Verhalten auf Sie gewirkt hat.

Beispiel:
Situation: „Gestern hast du dem neuen Mitarbeiter die Maschineneinstellung erklärt.“
Verhalten: „Dabei hast du sehr schnell gesprochen und den Kollegen bei Fragen oft unterbrochen.“
Auswirkung: „Du hast auf mich sehr ungeduldig gewirkt. Vielleicht stellt der neue Kollege jetzt keine Verständnisfragen mehr und die Einarbeitung verlängert sich. Dadurch tritt die erwartete Entlastung für dich erst später ein.“

5. Unterlassen Sie persönliche Angriffe

Kritisieren Sie nicht die Person, sondern ihr Handeln. Anstelle des Persönlichen: „Du bist unprofessionell vorgegangen“, formulieren Sie besser: „Dein Vorgehen wirkte auf mich aus folgenden Gründen unprofessionell: erstens, ….“

6. Vermeiden Sie Überraschungen

Wenn Ihr Mitarbeiter von den Kernaussagen des Feedbackgesprächs überrascht ist, haben Sie es als Vorgesetzter versäumt, kritische Punkte im Laufe des Jahres anzusprechen. Ihr Mitarbeiter ist zu Recht enttäuscht, denn er hätte schon viel früher seine Arbeitsweise ändern können, wenn er Ihr Feedback zeitnah erhalten hätte.

Im Grunde ist das jährliche Feedbackgespräch nur die Zusammenfassung aller im letzten Jahr geführten Gespräche.

7. Erzeugen Sie Verbindlichkeit

Indem Sie die wesentlichen Punkte des Feedbackgesprächs aufschreiben, erzeugen Sie Verbindlichkeit. Außerdem geben Sie Ihrem Mitarbeiter die Chance, das Gespräch zu einem späteren Zeitpunkt nachzuvollziehen. Verhaltensänderungen benötigen Zeit. Vereinbaren Sie deswegen einen Folgetermin mit Maßnahmenplan.

Fragen Sie den Mitarbeiter am Ende des Gesprächs, was er verstanden hat. Gibt er korrekt wieder, was Sie vermitteln wollten, war Ihr Feedback Gespräch erfolgreich.

8. Legen Sie die Weiterbildung fest

Erarbeiten Sie anhand des Feedbacks mit Ihrem Mitarbeiter mögliche Weiterbildungsschritte, um entweder Stärken auszubauen oder Schwächen zu reduzieren.

Es gibt nichts Gutes, außer man tut es! (Erich Kästner)

Viel Erfolg bei der Umsetzung! Enrico Briegert & Thomas Hochgeschurtz!

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Ressourcen:
Charan, Ram (2006): Conquering a Culture of Indecision, Harvard Business Review, January.
Manzoni, Jean-Francois (2002): A Better Way to Deliver Bad News, Harvard Business Review, February.