Umsetzungshilfe 36: Begrüßungsgespräch (Rückkehrgespräch)

Gespräche wegen Krankheit:
Teil 1: Begrüßungsgespräch (Rückkehrgespräch)

2. überarbeitete Auflage vom 25. März 2022

Stellen Sie sich vor, Sie fehlen krankheitsbedingt zwei Tage am Arbeitsplatz und niemand hat es bemerkt! Was würden Sie denken, falls Sie niemand auf Ihr Fehlen ansprechen würde?
Machen Sie es besser. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern Ihre Wertschätzung. Begrüßen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wenn sie nach Abwesenheit die Arbeit wieder aufnehmen.
Führen Sie ein Begrüßungsgespräch. Der Grund des Fehlens ist für dieses Gespräch egal. Ob die Person arbeitsunfähig war, ob sie im Urlaub war oder das kranke Kind betreute, freuen Sie sich, dass die Person die Arbeit wieder aufgenommen hat. Wir empfehlen das Begrüßungsgespräch zeitnah, zu jeder Abwesenheit, mit jedem Mitarbeitenden.

Ziel und Inhalt des Begrüßungsgesprächs

Wertschätzung!
Besonders wertschätzend wirkt es, wenn Sie sich auf den Weg zum Mitarbeiter machen. Zitieren Sie Ihren Mitarbeiter nicht in Ihr Büro. Praktisch können Sie dieses Gespräch an dem Ort durchführen, an dem Sie sich das erste Mal nach der Abwesenheit begegnen. Bei Personen im Homeoffice oder Außendienst rufen Sie an.
Sie zeigen der Person, dass Sie es gemerkt haben, dass sie gefehlt hat, und freuen sich, dass sie wieder da ist:

Kernaussagen:
„Schön, dass Du wieder da bist.“
„Du hast uns gefehlt.“

Falsch:
„Huch, bist Du schon wieder da?“
„Haben wir gar nicht gemerkt, dass Du weg warst.“

Danach bringen Sie die Person auf den aktuellen Informationsstand. Was hat sie versäumt? Was muss sie für ihre Arbeit wissen?

Wer und Wann?

Das Begrüßungsgespräch führt der direkte Vorgesetzte am ersten Arbeitstag nach Arbeitsaufnahme. Diese Gespräche dauern selten länger als eine Minute.

Nicht formalisieren und dokumentieren

Stellen Sie sich vor, Ihre Vorgesetzten würde mit Ihnen nur ein Begrüßungsgespräch führen, weil sie müssten. Würde es für Sie authentisch und wertschätzend wirken? „Nein.“ Deshalb funktionieren Begrüßungsgespräche nur, wenn Sie vom Herzen kommen.
Wir empfehlen deshalb auf formalisierte Begrüßungsgespräche zu verzichten. Leben Sie einen wertschätzenden Umgang vor. Erklären Sie den Sinn von Begrüßungsgesprächen und lassen Sie den Durchführenden Freiheitsgrade bei der Durchführung.
Und vor allem: Ersparen Sie sich die Dokumentation von Begrüßungsgesprächen. Jede Art von Dokumentation wirkt auf den Mitarbeiter wie ein Einstieg in eine Eskalation. Er wird wertschätzende Absichten bezweifeln, wenn der Vorgesetzte einen Pflichtvordruck auf den Tisch legt. Entscheidend ist, wie der Mitarbeiter das Gespräch empfindet.

Dürfen Sie nach der Diagnose fragen? Und was machen Sie mit der Antwort?

Sie dürfen nach der Diagnose fragen, aber der Mitarbeiter muss Ihnen die Diagnose nicht nennen. Daher empfehlen wir, nicht nach der Diagnose zu fragen. Und vor allem, was machen Sie mit der Antwort zur Diagnose?
Wenn der Mitarbeiter darüber berichten will, macht er es ohne Aufforderung. Leider glauben immer noch einige Vorgesetzte, dass Sie anhand der kommunizierten Diagnose Rückschlüsse ziehen können. So glauben diese Vorgesetzten die Dauer der Arbeitsunfähigkeit abschätzen zu können. Da medizinischer Sachverstand bei den allermeisten Vorgesetzten in der Regel nicht vorhanden ist, begeben sie sich bei der Analyse häufig auf einen Irrweg.

Und bedenken Sie: die Frage nach der Diagnose kann bei Betroffenen bereits als Misstrauen aufgenommen werden. „Glaub der Chef mir etwa nicht, dass ich arbeitsunfähig bin?“ Und Misstrauen ist ein häufiger Demotivator.
Sollten Sie über die Diagnose informiert werden, ist Vertraulichkeit oberstes Gebot. Dokumentieren Sie niemals die Diagnose. Selbst wenn der Mitarbeiter freiwillig über die Diagnose berichtet, folgt daraus keine Einwilligung zur Erfassung dieser Daten.

Exkurs Datenschutz:

Im Allgemeinen ist die Verarbeitung von Gesundheitsdaten unzulässig, da sie nicht gemäß § 28 Abs. 1 BDSG erforderlich ist. Darüber hinaus sind Gesundheitsdaten nach § 3 Abs. 9 BDSG sogenannte sensitive Daten, d.h. die Betroffenen sind besonders schutzbedürftig. Nach § 28 Abs. 6 BDSG und § 4a Abs. 3 BDSG muss vor der Speicherung explizit die Einwilligung der Betroffenen vorliegen. Das bloße Nennen der Daten kann nicht als Einwilligung gemäß § 4a Abs. 3 BDSG verstanden werden.

Bezweifeln Sie niemals die Arbeitsunfähigkeit

Suggerieren Sie dem Mitarbeiter niemals, dass Sie seine Arbeitsunfähigkeit anzweifeln. Mit dieser Diskussion würden Sie im schlimmsten Fall das letzte Fünkchen Vertrauen zerstören.
Wenn Sie meinen, dass die Fehlzeiten durch den Mitarbeiter beeinflussbar sind, führen Sie ein Fehlzeitengespräch. Wie das genau geht, zeigen wir Ihnen in der Umsetzungshilfe 38: Das Fehlzeitengespräch (www.umsetzungshilfe.de/38).
Ist ein Mitarbeiter in den letzten 12 Monaten mehr als sechs Wochen arbeitsunfähig gewesen, sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet ein BEM-Gesprächzu führen. Wie das geht, lesen Sie in der Umsetzungshilfe 25: betriebliches Eingliederungsmanagement (www.umsetzungshilfe.de/25)

Es gibt nichts Gutes, außer man tut es! (Erich Kästner)
Enrico Briegert & Thomas Hochgeschurtz

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